En vurdering af jeres AI-tjenester bygger på fem slags materiale. Det er en liste over konti, aftalerne og vilkårene, en beskrivelse af opgaverne, en oversigt over de data, der går ind, og forbrugsdata fra regningerne. Med det samlet kan vurderingen laves uden at installere noget og uden adgang til jeres produktionsmiljø.
Listen virker både, når I selv gennemgår jeres AI-valg, og når en udefra skal gøre det. Meget af materialet findes allerede. Det ligger bare spredt hos IT, økonomi, afdelingerne og de medarbejdere, der selv har oprettet konti.
Konti
Lav en liste over alle konti hos AI-tjenester, som bruges i arbejdet. Tag både virksomhedskonti og de personlige konti, medarbejderne bruger til arbejdsopgaver, med.
For hver konto noteres tjenesten, planen, hvem der ejer kontoen, hvem der er administrator, hvilken mail den er oprettet med, og hvordan den betales. Tag også de nøgler med, jeres systemer bruger til at kalde en model. Her skal I kun notere, at nøglen findes, hvilket system der bruger den, og hvem der kan tilbagekalde den.
Konti på private mailadresser eller med privat betaling er et fund i sig selv. Skriv dem op, også selv om deres skæbne ikke er afgjort endnu.
Aftaler og vilkår
Saml den aftale, I har med hver udbyder, og de vilkår, den henviser til. For en AI-tjeneste kan det være flere dokumenter, fx generelle vilkår, særlige vilkår for bestemte produkter, en politik for brug, en side om databehandling og en databehandleraftale, hvis der behandles personoplysninger.
Vilkårene kan ligge på udbyderens websted og blive ændret med varsel. Gem den version, der gælder nu, som fil med dato. Notér også løbetid, opsigelsesvarsel og fornyelsesdato, og om der er forudbetalt forbrug eller reserveret kapacitet, der løber på andre datoer.
Er tjenesten købt gennem en partner, så find både aftalen med partneren og de vilkår fra udbyderen, partneren har forpligtet jer til.
Opgaverne
Beskriv, hvad hver tjeneste bruges til, i almindelige ord. Skriv også, hvilken afdeling der bruger den, hvor mange brugere der er, og hvad det vil betyde for arbejdet, hvis tjenesten er væk en uge.
Hvis en tjeneste er bygget ind i et andet system eller er forbundet til jeres egne systemer, så beskriv forbindelsen. Hvilke systemer kalder tjenesten, og hvilke af jeres systemer har tjenesten adgang til? En enkel tegning er nok.
Dataene
Notér for hver tjeneste, hvilke slags data der går ind. Brug de klasser, I allerede bruger, fx offentlige, interne, fortrolige og personoplysninger. Skriv, om der er kundedata, og om jeres kundeaftaler stiller krav til dem.
Har I prompter, instruktioner, testsæt eller indekser over egne dokumenter, så notér, hvor de ligger. Ligger de kun hos udbyderen, er det vigtigt for vurderingen af, hvad der kan tages med.
Regningerne
Træk regninger og forbrugsdata for det seneste år fra hver tjeneste. Forbrug pr. bruger, pr. nøgle eller pr. model siger mere end den samlede faktura. Tag udlæg og kortbetalinger med, hvis medarbejderne har betalt selv.
Det, der ikke skal deles
Adgangskoder, nøgler og tokens hører ikke med i materialet. Vurderingen har brug for at vide, at de findes, og hvem der har dem. Selve værdierne har den ingen brug for. Del heller ikke indholdet af samtaler eller prompter med kundedata. En beskrivelse af, hvilke slags data der indgår, er nok.
Send materialet ad en vej, I selv har kontrol over, og gør det klart fra start, om det skal slettes eller sendes retur, når I er færdige.
Hvem der har hvad
Kontolisten og nøglerne har IT, men de personlige konti kender kun medarbejderne. Aftaler og vilkår kan ligge hos IT, indkøb eller den afdeling, der købte tjenesten. Regningerne har økonomi. Opgaverne og dataene kender afdelingerne. Udpeg én, der samler, giv vedkommende en frist, og lad afdelingerne svare på et kort skema.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Indsamlingen kan tage et par uger, mest fordi personlige konti og aftaler købt uden om IT skal findes. Skemaet til afdelingerne tager hver af dem en halv time at udfylde. Samlingen og oprydningen bagefter kræver nogle dage for den, der samler.
Starter vurderingen uden materialet, går en del af den med at lede. Resultatet bygger på det, der tilfældigvis blev fundet, og den tjeneste, der betyder mest, kan mangle. Den tid betaler I for, uanset om vurderingen laves internt eller af en rådgiver. Vil I bruge materialet til en Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT, er listen her det, der skal bruges. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Det skal I lade være med
- At nøjes med de konti, IT kender · de personlige konti skal også med.
- At dele nøgler eller adgangskoder · vurderingen skal kun vide, at de findes.
- At gemme vilkårene som links · de ændres, og den gældende version skal ligge hos jer.
Det skal valget kunne vise
- ☐ En liste over konti med ejer, plan og betaling.
- ☐ Aftaler og vilkår gemt med dato.
- ☐ Opgaver og forbindelser beskrevet pr. tjeneste.
- ☐ Dataklasser pr. tjeneste og stedet, hvor prompter og testsæt ligger.
- ☐ Regninger og forbrugsdata for det seneste år.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Udpeg én, der samler materialet, og send et kort skema til afdelingerne om, hvilke AI-tjenester de bruger.
Læs også: Jeres eget modelregister · Medarbejderne bruger allerede AI
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
