Skygge-AI er de AI-værktøjer, medarbejderne bruger i arbejdet, uden at virksomheden har valgt dem. Den brug er det bedste grundlag, I har for at vælge model og tjeneste, fordi den viser, hvilke opgaver folk faktisk løser, og hvilke data de har lagt ind.
På engelsk hedder fænomenet shadow AI. Rammerne for, hvad medarbejderne må, hører til i en politik, og det beskriver ekstern-it-chef.dk for den mindre virksomhed. Denne artikel tager det næste skridt. Når I ved, at brugen findes, kan I bruge den til at træffe det valg, ingen har truffet endnu.
Hvad brugen fortæller jer
Medarbejdere, der har fundet et værktøj selv, har gjort et stykke forarbejde for jer. De har testet, hvad der virker i deres eget arbejde, og de har opgivet det, der ikke gjorde. Det arbejde skulle et indkøbsprojekt ellers have betalt for.
Fire ting kan I aflæse af brugen.
- Opgaverne. Er det udkast til tekster, opsummering af møder, oversættelse, kode, analyse af regneark eller svar til kunder? Opgaven sætter kravet til modellen, og forskellige opgaver kan kræve forskellige tjenester.
- Dataene. Hvad er der lagt ind? Offentlig tekst, interne notater, kundemails, kontrakter, personoplysninger eller kildekode? Det afgør, hvor hårde kravene til tjenesten skal være.
- Kontoformen. Er det personlige konti oprettet med en privat mail, betalt med eget kort, eller konti i virksomhedens navn? På en personlig konto er aftalen indgået af medarbejderen, og virksomheden har ingen hånd i den.
- Funktionerne. Hvilke funktioner bruges, og hvilke savnes? Upload af filer, deling i teams, adgang til egne dokumenter og forbindelser til andre systemer trækker valget i hver sin retning.
Sådan finder I brugen uden at gøre det til en jagt
Spørg åbent, og sig på forhånd, at formålet er at vælge et værktøj, ingen skal straffes. En kort spørgeskemaundersøgelse eller en halv time pr. afdeling giver mere end en teknisk kortlægning, fordi folk så fortæller, hvad de bruger værktøjet til.
Supplér med det, der allerede findes. Udlægsbilag og kortudtog viser abonnementer betalt af medarbejderne. Har I et filter på netværket eller en logning af trafik, kan den vise, hvilke tjenester der bliver brugt, men den viser ikke, hvad der er skrevet. Brug den som støtte, når I taler med afdelingerne.
Skriv resultatet ned i en enkel tabel med opgave, data, kontoform, tjeneste og antal brugere. Tabellen bliver grundlaget for resten af arbejdet.
Fra tabellen til et valg
Med tabellen i hånden kan I sortere opgaverne efter de data, de rører. Opgaver med offentlige eller ufarlige data kan I vælge til ud fra pris og brugervenlighed. Opgaver med kundedata, personoplysninger eller forretningshemmeligheder kræver, at I ved, hvem der er aftalepart, hvor prompter og svar gemmes, og hvad standardvalget for træning er på den plan, I køber.
Her skiller sitets grundtanke sig ud. Modellen og driften er to spørgsmål. Den model, medarbejderne er glade for, kan måske fås gennem en anden aftalepart eller med en anden placering af beregningen, og en tjeneste med samme model kan have helt andre vilkår end den personlige konto. Sammenlign derfor på de samme felter, før I vælger.
Resultatet kan blive, at I køber virksomhedskonti hos den tjeneste, folk allerede bruger. Det er et lige så gyldigt valg som at skifte. Forskellen er, at det nu er truffet, at aftalen står i virksomhedens navn, og at nogen ejer den.
Når brugen ikke passer ind
Nogle opgaver vil ikke kunne løses med den tjeneste, I vælger. Det er bedre at sige det højt og beslutte, hvad der sker med dem, end at håbe, at brugen forsvinder. Tre muligheder findes. Opgaven kan løses med en anden tjeneste til netop den opgave, den kan løses uden AI, eller dataene kan renses, så de må bruges i den valgte tjeneste.
Et forbud uden et alternativ flytter brugen længere ned i skyggen. Det giver ingen sikkerhed, og det fjerner jeres eneste kilde til at vide, hvad der foregår.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Kortlægningen kræver en person med ansvar, et par dages arbejde fordelt over nogle uger og samtaler i hver afdeling. Sorteringen af data og sammenligningen af tjenester tager længere tid, hvis ingen har gjort det før, og kræver, at en DPO eller den ansvarlige for persondata er med.
Lader I være, betaler virksomheden for brugen alligevel. Udgiften ligger spredt i udlæg og kortbetalinger, uden at nogen kan se den samlet, og uden at virksomheden har kunnet forhandle eller vælge betalingsform. Hertil kommer det, der ikke kan ses i regnskabet. Data ligger hos tjenester, I ikke har en aftale med, og når en medarbejder fratræder, går adgangen til samtaler og filer med.
Det skal I lade være med
- At starte med et forbud · brugen fortsætter, og I mister overblikket.
- At vælge ud fra den mest populære tjeneste alene · opgaverne og dataene afgør kravene.
- At lade personlige konti fortsætte efter valget · aftalen skal stå i virksomhedens navn.
Det skal valget kunne vise
- ☐ En tabel over opgaver, data, kontoform og tjenester fra kortlægningen.
- ☐ Opgaverne sorteret efter de data, de rører.
- ☐ Hvilken tjeneste eller hvilke tjenester der dækker hvilke opgaver.
- ☐ Hvad der sker med de opgaver, den valgte tjeneste ikke dækker.
- ☐ En ejer af aftalen og en dato for næste gennemgang.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Send en kort forespørgsel rundt i afdelingerne om, hvilke AI-værktøjer der bruges til hvad, og saml svarene i én tabel.
Læs også: Hvilke data må hvor? · Fem beslutninger, før I vælger AI
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
