Ja, i de to store kontorpakker, vi har læst administrationsdokumentationen for, kan en administrator slå AI-assistenten fra for hele organisationen eller for udvalgte brugere og grupper. Men assistenten findes flere steder i pakken, og hvert sted har sin egen indstilling, så et fravalg kræver, at I kender dem alle.
I de to læste pakker er assistenten slået til fra start. Valget af model og tjeneste er så truffet, før nogen har spurgt. Denne artikel handler om, hvad der kan slås fra, hvad der er slået til, og om I kan vælge en anden model inde i pakken. Hvad AI i pakken gør ved regningen, står på vendor-lock-in.dk.
Dokumentationen er læst 8. november 2026. Indstillingerne flytter ofte, og navnene ændres. Slå dem op igen i jeres egen administrationsportal, før I handler.
Det, vi har læst
I den ene kontorpakke kan administratoren blokere chatassistenten for hele lejeren og afgrænse blokeringen til bestemte brugere eller grupper, også brugere med licens. Blokeringen gælder assistenten i dens egen app, i chat- og mailprogrammet og på nettet. Brugere, der er blokeret, ser en besked, og administratoren kan lægge et link til virksomhedens egen vejledning ind i beskeden. Assistenten i browserens sidepanel styres for sig med gruppepolitikker, og dokumentationen nævner, at blokering dér også lukker for sidepanelets andre apps. Dokumentationen gør desuden opmærksom på, at en generel indstilling for adgang til pakkens apps ikke slår assistenten fra. Den skal styres direkte.
I den anden kontorpakke slås chatassistentens app til eller fra for alle eller for en organisatorisk enhed eller gruppe. Ændringen kan tage op til et døgn. Indstillingen påvirker ikke AI-funktionerne inde i mail, kalender, dokumenter, møder og chat. De har deres egen indstilling, og den står som standard til. Dokumentationen skriver selv, at brugere kan få adgang til data fra et program gennem assistenten i et andet program, selvom assistenten er slået fra i det første. Samtalehistorikken gemmes som standard i 18 måneder, og administratoren kan vælge en kortere eller længere periode eller slå historikken fra. For mobilappen er der ingen særskilt indstilling, men den kan blokeres gennem administration af enhederne.
Det, der står til fra start
I begge pakker er assistenten tilgængelig for brugere med den rette licens, uden at administratoren har gjort noget. Det er pakkens standardvalg. Det betyder, at en virksomhed, der ikke har taget stilling, har valgt assistenten, dens model og dens behandling af data. Hvor prompter og svar gemmes, er gennemgået i prompter og svar.
Kan en anden model vælges?
I den ene pakke kan administratoren tillade, at modeller fra en anden modeludvikler bruges i assistenten og i dens værktøjer. Ifølge dokumentationen er den mulighed slået fra som standard for kunder i EU, EØS og Storbritannien, mens den er slået til for hovedparten af de øvrige kunder. Modellerne er undtaget fra pakkens løfte om behandling inden for EU’s grænser. Adgangen kan begrænses til bestemte brugere eller grupper. For visse modeller gemmer den anden udvikler data under sine egne vilkår, og de kræver et særskilt tilvalg, hvor organisationen accepterer de vilkår. Dokumentationen nævner også, at nogle funktioner kun findes, når de andre modeller er slået til.
Det er et valg af model og af databehandling på samme tid. Den, der slår muligheden til, flytter en del af behandlingen til en anden part med andre vilkår.
I den anden pakkes dokumentation, som vi har læst, handler indstillingerne om at slå funktioner til og fra. Om en anden model kan vælges inde i den pakke, har vi ikke undersøgt.
Sådan træffer I valget
Det er sitets metode at gå det igennem i fire trin:
- Find alle steder. Lav en liste over, hvor assistenten optræder: egen app, i de enkelte programmer, i browseren, på mobilen og i værktøjer til at bygge egne assistenter.
- Se standardvalget for hvert sted. Notér, hvad der står til, og for hvem.
- Beslut pr. gruppe. Skal alle have assistenten, ingen, eller kun de grupper, der har en opgave til den? Beslutningen hører til ledelsen og bygger på, hvilke data grupperne arbejder med.
- Beslut om andre modeller. Står muligheden for andre modeller til eller fra, og er det valgt eller arvet?
Skriv valget ned med dato. Det er et AI-valg på samme måde som et køb af en separat tjeneste, og det skal kunne vises til en kunde, der spørger. Hvordan AI kommer ind gennem andre systemer, står i AI kommer ind gennem de systemer, I allerede har.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Gennemgangen tager en administrator en dag eller to for én pakke, mest fordi indstillingerne ligger flere steder. Beslutningen pr. gruppe kræver et møde med ledelsen og den, der har ansvaret for databeskyttelse. Bagefter skal valget følges, for nye funktioner kommer med nye indstillinger.
Lader I være, gælder pakkens standardvalg. Det kan være et fornuftigt valg, selvom ingen hos jer har truffet det. Prompter og svar behandles efter pakkens vilkår, medarbejderne bygger arbejdsgange på assistenten, og fravalget bliver sværere, jo længere tid der går. Spørger en kunde, hvilken AI I bruger, har I ikke et svar, der er truffet.
Det skal I lade være med
- At slå én indstilling fra og regne assistenten for fravalgt · den findes flere steder med hver sin indstilling.
- At tillade andre modeller uden at læse vilkårene · behandlingen flytter til en anden part.
- At lade standardvalget stå uden at skrive det ned · også et arvet valg skal kunne forklares.
Det skal valget kunne vise
- ☐ En liste over de steder i pakken, hvor assistenten optræder.
- ☐ Standardvalget og jeres valg for hvert sted og hver gruppe.
- ☐ Om modeller fra andre udviklere står til, og hvem der traf beslutningen.
- ☐ Datoen for gennemgangen og for næste eftersyn.
Kilder
- Administrationsdokumentation for to store kontorpakker om at styre adgang til AI-assistenten, AI-funktioner i programmerne, samtalehistorik og modeller fra andre udviklere, læst 8. november 2026.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Bed jeres administrator om en liste over de steder i kontorpakken, hvor AI-assistenten står til i dag.
Læs også: Kunden spørger, hvilken AI I bruger · Hvad binder, når I vælger AI?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
