En del af jeres AI-valg er allerede truffet, fordi leverandørerne af jeres kontorpakke, CRM, ERP og andre standardsystemer har bygget assistenter ind i dem. Før I vælger en ny AI-tjeneste, skal I derfor finde de assistenter, der allerede er der, og se, hvem der har slået dem til, hvad de bruger af data, og om de kan slås fra.
Det er let at tro, at AI-valget begynder, når nogen foreslår en ny tjeneste. I praksis kommer AI-funktioner ofte ind med en opdatering af et system, I har brugt i årevis. De ligger i en menu, en knap i mailprogrammet eller en ny fane i et forretningssystem. Nogle kræver en ekstra licens, andre følger med i pakken.
Hvorfor det betyder noget for valget
En assistent i et standardsystem har adgang til de data, systemet i forvejen har. I en kontorpakke kan det være mail, dokumenter og kalender. I et CRM-system er det kundedata. Assistenten kan bruge andre underleverandører og andre regioner end resten af systemet, og den kan bygge på en model fra en anden virksomhed end systemets leverandør.
Det betyder, at den sortering af data og den vurdering af jurisdiktion, I laver for en ny tjeneste, også skal laves for de indbyggede assistenter. Ellers har I strenge regler for den tjeneste, I vælger, og ingen regler for den, der kom med opdateringen. Hvordan en tjeneste kan bygge på en andens model, står i tjenesten bygger på en andens model.
Kan assistenterne slås fra?
Svaret afhænger af systemet og af licensen. I de administrationsvejledninger, vi har læst for to store kontorpakker (8/11 2026), kan administratoren slå assistenten til eller fra for hele organisationen eller for udvalgte grupper eller afdelinger. Den ene vejledning gør samtidig opmærksom på, at en indstilling ét sted ikke nødvendigvis lukker adgangen alle steder. Assistenten kan findes i flere programmer og i browseren, og hvert sted kan have sin egen indstilling.
Den anden vejledning viser, at samtalehistorikken gemmes i en standardperiode, som administratoren kan forlænge, forkorte eller slå fra. Standarden er altså et valg, nogen har truffet for jer, og som I kan ændre.
For andre systemer har vi ikke læst vejledningerne. Spørg leverandøren, og få svaret skriftligt.
Sådan laver I opgørelsen
Opgørelsen er et skema med en linje pr. system. Start med de systemer, flest bruger, og de systemer, der har de mest følsomme data.
- System og leverandør. Hvilket system, hvilken version eller plan.
- AI-funktioner. Hvilke funktioner findes, og hvad hedder de i systemet?
- Status. Er de slået til, slået fra eller tilgængelige for alle, der finder dem?
- Licens. Følger de med, eller kræver de en ekstra licens?
- Data. Hvilke data har assistenten adgang til?
- Model og drift. Hvilken model bruges, og hvor sker behandlingen, ifølge leverandørens dokumentation?
- Fravalg. Kan funktionen slås fra, og for hvem?
- Ejer. Hvem hos jer har besluttet, at den er slået til eller fra?
Når skemaet er udfyldt, kan I se, hvilke assistenter der skal vurderes som et rigtigt valg, og hvilke der kan slås fra, indtil de er vurderet.
Pakken påvirker også regningen
AI-funktioner, der lægges ind i en pakke, kan ændre prisen ved næste fornyelse, også for brugere, der aldrig bruger dem. Hvad det gør ved regningen, er emnet på vendor-lock-in.dk. Her ser vi på funktionerne som et AI-valg, der skal vurderes som alle andre.
Små abonnementer med indbygget AI, som medarbejderne selv har tegnet, hører også med. De ligner almindeligt skygge-IT, som er beskrevet på ekstern-it-chef.dk, men med den forskel, at data kan bruges til at træne modeller, hvis kontoen er personlig.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
En første opgørelse af de fem til ti vigtigste systemer tager en IT-ansvarlig to til tre dage. Det meste af tiden går med at finde dokumentationen og få svar fra leverandører om model og drift. Opgørelsen skal opdateres, når systemerne opdateres, typisk ved hver større version eller fornyelse.
Lader I være, har I et AI-valg, I ikke kender. En kunde, der spørger, hvilken AI I bruger, får et ufuldstændigt svar. Persondata kan blive behandlet af en underleverandør, som ikke står i jeres oversigt. Og når I vælger en ny tjeneste, kan I ende med at betale for to løsninger til samme opgave.
Det skal I lade være med
- At begynde AI-valget med en ny tjeneste · begynd med det, der allerede er slået til.
- At gå ud fra, at én indstilling lukker alt · assistenten kan dukke op i flere programmer, der hver har deres egen kontakt.
- At lade standardvalget stå uden en beslutning · historik, adgang og træning er valg, nogen skal eje.
Det skal valget kunne vise
- ☐ En opgørelse af AI-funktioner i jeres standardsystemer.
- ☐ Status, licens, data og model for hver funktion.
- ☐ Hvem der har besluttet, om funktionen er slået til.
- ☐ Hvornår opgørelsen sidst er opdateret.
Kilder
- Administrationsvejledninger for AI-assistenter i to store kontorpakker: styring af adgang, fastgørelse og samtalehistorik, læst 8. november 2026.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Åbn administrationen for jeres kontorpakke, og se, hvilke AI-funktioner der er slået til, og for hvem. Det er første linje i opgørelsen.
Læs også: Personlig konto eller virksomhedskonto · Hvilke data må hvor?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
