En AI-assistent, der søger i jeres dokumenter, viser som udgangspunkt kun det, den enkelte bruger allerede har adgang til. Problemet er, at medarbejdere kan have adgang til mere, end nogen har tænkt over. Assistenten lader rettighederne være, som de er, og gør dem synlige, og derfor skal rettighederne ryddes op, før I vælger og åbner for søgning eller assistent.
En stor leverandør af kontorpakker skriver selv i sin dokumentation, at assistenten kun viser organisationens data, som brugeren mindst har læseadgang til, og at det derfor er vigtigt at bruge rettighedsmodellerne korrekt, også for brugere uden for organisationen. Vi nævner ikke leverandøren, for mekanismen gælder enhver søgning, der respekterer rettigheder. Hvor indekset ligger, er beskrevet i søgning i egne dokumenter. Her handler det om adgangen til det.
Hvorfor gamle delinger bliver et nyt problem
Før assistenten skulle en medarbejder vide, at en mappe fandtes, og lede efter den. En lønoversigt delt med hele virksomheden for fem år siden var teknisk tilgængelig, men ingen fandt den. Med en assistent er det nok at spørge “hvad tjener mine kolleger?” eller “er der planer om fyringer?”. Svaret samles fra alle de dokumenter, brugeren har adgang til, også dem, ingen huskede.
Assistenten gør det, den skal. Rettighederne var for brede hele tiden.
Det, der skal ryddes op
Deling med alle i organisationen. Mapper og websteder, der er delt med alle ansatte, er de første at se på. Er indholdet til alle, er det fint. Er det en gammel projektmappe med kontrakter, er det ikke.
Links, der virker for alle med linket. Delingslinks uden krav om login kan være sendt rundt og glemt.
Eksterne gæster. Konsulenter, kunder og samarbejdspartnere, der fik adgang til ét projekt, kan have beholdt den. Leverandørens advarsel om brugere uden for organisationen gælder netop dem.
Fratrådte og skiftede roller. Medarbejdere, der har skiftet afdeling, kan have beholdt adgangen til den gamle.
Følsomme områder. Løn, personale, ledelse, bestyrelse, fusioner, retssager og helbred. De skal have en navngiven ejer og en kort liste over, hvem der har adgang.
Sådan finder I det
Gennemgå de brede delinger. Jeres system til dokumenter kan sandsynligvis vise delinger med alle, eksterne og anonyme links. Start dér.
Spørg som en almindelig bruger. Opret en testkonto med de rettigheder, en ny medarbejder får, og stil assistenten de spørgsmål, I ikke ønsker besvaret: løn, opsigelser, kunders kontrakter, helbred. Det, testkontoen kan finde, kan alle nye medarbejdere finde. Brug en konto oprettet til formålet.
Begræns kilderne. Nogle løsninger kan sættes til at søge i udvalgte kilder. Lad de følsomme områder stå uden for, indtil rettighederne er ryddet op.
Gør det til en fast opgave. Rettigheder glider. En gennemgang én gang hjælper i dag. En fast rytme hjælper næste år.
Skriv fundene ned. Notér for hvert fund, hvilken mappe det drejer sig om, hvem der havde adgang, hvem der ejer indholdet, og hvad der blev ændret. Listen viser ledelsen, hvor stort arbejdet var, og den er grundlaget for at vurdere, om en for bred adgang til personoplysninger skal behandles som et brud. Den gør også den næste gennemgang hurtigere, fordi de kendte problemområder kan ses efter først.
Når en anden kan lægge dokumenter i
Rettigheder handler også om, hvem der kan skrive. Et dokument, som nogen har ændret, kan ifølge sikkerhedsorganisationen OWASP styre modellens svar, når det ligger i et søgeindeks. Kan eksterne lægge filer i en mappe, assistenten søger i, kan de påvirke svarene til jeres medarbejdere. Hold de mapper ude af søgningen. Se prøv tjenesten for prompt-injektion.
Valget af leverandør
Spørg enhver leverandør af søgning eller assistent om tre ting. Respekteres rettighederne i kilden ved hver søgning, eller kopieres de ind i indekset på et bestemt tidspunkt? Hvor hurtigt slår en fjernet adgang igennem? Kan søgningen begrænses til udvalgte kilder? Svarene afgør, hvor meget oprydning I skal nå før start. Persondata i den sammenhæng og Datatilsynets vejledning om rettighedsstyring gennemgår dpo-as-a-service.dk.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Arbejdet kræver en gennemgang af brede delinger og eksterne gæster, en testkonto med almindelige rettigheder og ejere for de følsomme områder. Lav vurdering: få dage, når rettighederne har været holdt i orden. Høj vurdering: flere uger, når mange år med delinger aldrig er gennemgået, og ejerne af mapperne skal findes først. Posterne er timer hos IT, hos ejerne af mapperne og hos DPO’en.
Uden oprydning kan den første uge med assistenten blive den, hvor en medarbejder finder lønnen for hele afdelingen eller en kundekontrakt, som skulle være fortrolig. Så skal adgangen lukkes, det skal undersøges, om det er et brud på persondatasikkerheden, og tilliden skal genopbygges. Det er dyrere end at rydde op før start.
Det skal I lade være med
- At åbne for søgning i alle kilder fra første dag · begynd med de kilder, der er ryddet op.
- At teste med en administrator · brug en testkonto med almindelige rettigheder.
- At regne oprydningen som en engangsopgave · rettigheder glider og skal ses efter i en fast rytme.
Det skal valget kunne vise
- ☐ En gennemgang af delinger med alle, eksterne og anonyme links, med dato.
- ☐ En ejer og en adgangsliste for hvert følsomt område.
- ☐ Resultatet af test med en almindelig testkonto.
- ☐ Leverandørens svar om rettigheder, ændringer og begrænsning af kilder.
Kilder
- Dokumentation fra en stor leverandør af kontorpakker om assistentens adgang til organisationens data, læst 8. november 2026.
- OWASP Gen AI Security Project, LLM01:2025 Prompt Injection, https://genai.owasp.org/llmrisk/llm01-prompt-injection/, læst 8. november 2026.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Opret en testkonto med en ny medarbejders rettigheder, og se, hvad den kan finde.
Læs også: Virker søgningen? Sådan måler I den · AI kommer ind gennem de systemer, I allerede har
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
